¿Cómo se digitalizan las oficinas de turismo?

Apoyándose en la herramienta de comunicación digital por excelencia: la cartelería digital o digital signage. En efecto, la oficina de turismo tiene todas las de ganar con la adopción de las pantallas digitales y el viaje digitalizado.

Visuality te explica cómo la digitalización de la oficina de turismo puede transformar totalmente la forma en que los visitantes se acercan a la ciudad, y viceversa.
Visuality
Cartelería digital
La oficina de turismo: un espacio y unos hábitos que cambiar

Si ya sabíamos lo importante que es el turismo para nuestro país, estos dos años de parálisis a causa de la pandemia nos lo han constatado y reafirmado. Este mes de enero de 2022, el INE publicó los datos del año 2020. La actividad turística alcanzó los 61.406 millones de euros en 2020, un 5,5% del PIB, casi siete puntos menos que en 2019. Las ramas características del turismo mantuvieron 2,23 millones de puestos de trabajo con la ayuda de los ERTE, el 11,8% del total.

actividad turística

Como primer punto de información y orientación, la oficina de turismo tiene grandes responsabilidades. Una de ellas es organizar la distribución de la información de forma comprensible para todos los visitantes.

Cómo digitalizar la oficina de turismo

La integración de las pantallas en la organización de la oficina de turismo

Digitalizar la oficina de turismo significa cambiar la visión y la organización del espacio. De hecho, significa volver a centrar la organización en torno a los visitantes y sus expectativas. El mostrador de recepción ya no es el punto central del espacio. Por lo tanto, es necesario integrar vías de información que ayuden a resolver los problemas más comunes.

El uso de pantallas digitales en lugares específicos con sus propias estrategias permite transmitir la información con mayor eficacia. Es más probable que se asimile y se retenga. También evita que se reúnan demasiadas personas en un mismo lugar.

En la entrada

Con pantallas colocadas en la entrada (información práctica, misiones de proximidad o disponibilidad de las personas que atienden), se pueden filtrar las solicitudes de los visitantes.

Zona de espera

Las pantallas de la zona de espera pueden mostrar información local (tiempo, calendario, noticias, estado del tráfico) o supervisar la tramitación de las solicitudes.

Esporádicas

Las colocaciones más esporádicas para ocupar el espacio pueden mostrar vídeos y otros anuncios promocionales, destacando la vida local.

La digitalización de la oficina de turismo también puede implicar el suministro de tabletas o la adopción de terminales de pantalla táctil. Estas últimas son también una herramienta importante, ya que permiten a los visitantes buscar sus propias respuestas y «tocar» la información.

Alojar y gestionar la información en todos los idiomas con herramientas innovadoras

La oficina de turismo debe ser capaz de transmitir una gran cantidad de información, a menudo en varios idiomas extranjeros. La digitalización de los intercambios lo facilita. Dentro de la propia oficina, esto puede adoptar la forma de pantallas especialmente dedicadas al idioma en cuestión o de interfaces que permitan seleccionar el idioma deseado. Mediante plantillas o programación inteligente, la información traducida puede mostrarse una tras otra o en un solo panel. Los idiomas utilizados pueden indicarse mediante banderas de países directamente en la pantalla.

El uso de herramientas multimedia ayuda a atraer y mantener la atención de los visitantes. También puede mejorar la retención de la información jugando con la memoria visual de los visitantes. Los diferentes formatos de medios de comunicación mantienen a los turistas entretenidos. Además, los mensajes pueden repetirse regularmente, según un bucle de programación predefinido. De este modo, los veraneantes tienen la oportunidad de consultar la información varias veces.

digitalización de los intercambios

En el exterior, en un enfoque puramente desmaterializado de los documentos, las oficinas de turismo también pueden ofrecer aplicaciones móviles que permitan a los visitantes orientarse en la ciudad. Es una oportunidad para integrar un enfoque más omnicanal.

integrar un enfoque más omnicanal

La cartelería digital en las oficinas de turismo hace que la recepción física sea más

Los estudios demuestran que los veraneantes aprecian poder actuar de forma autónoma en su búsqueda de información y sugerencias

Digitalización de la oficina de turismo: de la promoción de eventos locales a los visitantes

La flexibilidad de la cartelería digital facilita otra importante misión de la oficina de turismo: la promoción de la vida local. Digitalizar la oficina de turismo significa aumentar las posibilidades de que los turistas:

  • Participen en la vida local
  • Contribuyan a la economía local
  • Promuevan la ciudad entre sus conocidos

Además, las tecnologías asociadas a la cartelería digital permiten elaborar perfiles precisos de los visitantes. Estos datos son especialmente útiles cuando las oficinas de turismo tienen que evaluar la temporada turística.

Destacar los eventos de la ciudad

Algunas ciudades son conocidas por sus eventos culturales (Valencia y sus fallas, Pamplona y los San Fermines, por ejemplo), por ello se benefician de una importante publicidad exterior. En estos casos, las oficinas de turismo tienen que ofrecer la información correcta y las rutas más adecuadas para el evento.

Para otras ciudades, grandes y pequeñas, hay que prestar especial atención a toda iniciativa local para atraer visitantes y generar el “boca a oído”. Esta operación de seducción comienza en la oficina de turismo.

La digitalización de la oficina de turismo permite:

  • Actualizar las pantallas de promoción en tiempo real
  • Presente todos los eventos de la misma manera
  • Ahorre tiempo en los cambios de noticias gracias a las plantillas predefinidas
  • Coordinar a los agentes turísticos locales

La instalación y el uso de pantallas digitales también permiten la difusión de extractos de vídeo de ediciones anteriores de los eventos. Esto crea una expectativa y un deseo entre los turistas, que pueden ver más fácilmente el interés del evento

Recoger los datos de los visitantes

Las oficinas de turismo también se encargan de elaborar los balances de las distintas temporadas. Esto permite comparar los años y hacer previsiones para los siguientes. Con la evolución del comportamiento de los consumidores, se necesitan cada vez más métricas para entender realmente el perfil de los visitantes.

Para ello, las herramientas de los medios digitales son una forma interesante de recoger datos sin parecer intrusivos. Esto es especialmente cierto en el caso de los terminales interactivos que recogen las respuestas de los visitantes a preguntas específicas (calidad de la recepción, limpieza de los locales, impresiones generales). Estas encuestas voluntarias siguen siendo muy entretenidas y son similares a los juegos. El mismo resultado puede obtenerse con tablets distribuidas para su uso libre.

Gracias a la señalización digital y al reconocimiento facial, las oficinas de turismo también pueden obtener datos sobre la edad, el sexo y las emociones experimentadas al ver la pantalla.

Utilización de estos datos para el turismo local

Los datos recogidos por las oficinas de turismo son soportes esenciales para la estrategia económica local durante la temporada turística. Al integrar más métricas «emocionales» obtenidas a través de la cartelería digital y las herramientas digitales, el perfil típico (persona) de los visitantes se vuelve más preciso. Esto permite anticipar las necesidades de un año a otro y desarrollar soluciones adaptadas.

La digitalización de la oficina de turismo también implica la recogida de datos sobre los visitantes.

Invertir en la digitalización de las oficinas de turismo también tiene repercusiones en la vida local. La digitalización de la oficina de turismo también significa que los agentes locales pueden beneficiarse de datos más precisos y, por lo tanto, pueden desarrollarse en consecuencia.

Digital Signage para oficinas de turismo: una inversión rentable

Durante mucho tiempo, la digitalización de las oficinas de turismo daba miedo por los costes de instalación. Sin embargo, la caída del precio de las pantallas digitales ha puesto la señalización digital al alcance de todos los profesionales. Incluso, ahora aparece como una inversión.

Para las oficinas de turismo, ofrece una nueva fuente de ingresos al tiempo que comercializa los destinos.

Viaje omnicanal
Agencia de publicidad
La tienda de la oficina de turismo

Las posibilidades de un viaje omnicanal: comercializar el destino

Al igual que los puntos de venta, la digitalización de la oficina de turismo permite establecer un itinerario sin fisuras para el cliente (visitante) en el que varios medios funcionan de forma complementaria. Esta iniciativa puede adoptar varias formas.

EJEMPLOS

El desarrollo de un sitio web que permite un enfoque Web-to-Store. Con información disponible en Internet, se anima a los veraneantes a acudir a las oficinas de turismo. El aumento del tráfico en los centros de acogida proporciona datos más precisos sobre su perfil.

El diseño y desarrollo de aplicaciones (para la ciudad, para cada evento, para cada organización cultural) para guiar a los turistas. Pueden descargarse fácilmente de la oficina de turismo gracias a la conexión gratuita a Internet.

Cada una de estas áreas de información puede ser comercializada para obtener recomendaciones. De este modo, las oficinas de turismo pueden crear asociaciones con profesionales de la zona. Asociaciones cuyos beneficios son fácilmente identificables. En algunas regiones, se trataría de digitalizar las etiquetas ya existentes para que el público las identifique más rápidamente.

Posibilidad de una agencia de publicidad

Para amortizar el coste de la instalación, cada vez más soluciones de cartelería digital ofrecen una aplicación de gestión publicitaria. Esto permite organizar y segmentar las parcelas de emisión (por ejemplo, en horas punta) y monetizarlas.

Aunque la mayor parte del contenido seguirá siendo informativo, se pueden utilizar franjas horarias predefinidas para emitir publicidad. En forma de spots de presentación o anuncios promocionales, estos anuncios son más fácilmente aceptados por el público.

Con una estrategia de contenidos adaptada, estos espacios publicitarios son una solución a los problemas de liquidez de las autoridades locales. Las oficinas de turismo se benefician así de más recursos para modernizar sus espacios.

La tienda de la oficina de turismo

La digitalización de la oficina de turismo también implica preferir los expositores dinámicos en lugar de los tradicionales impresos, sobre todo en la tienda. Las pantallas digitales son fáciles de actualizar y ahorran tiempo (no hay que recoger y sustituir) y dinero (no hay que reimprimir). Las colecciones relacionadas con eventos culturales pueden destacarse con unos pocos clics desde la interfaz de gestión.

Además, también se pueden establecer facilidades de pago rápidas, siempre con el objetivo de ofrecer un viaje al cliente lo más fluido posible.

Con la importante parte que el turismo representa en la economía nacional, la oficina de turismo debe estar a la altura de las expectativas de los veraneantes. Por ello, la digitalización de los intercambios (sociales y económicos) parece inevitable.

Las herramientas de los medios digitales son una gran ayuda para

  • Acogida y gestión de los flujos de visitantes

  • Distribuir la información correcta

  • Capacitar a los turistas

  • Comercializar el destino

  • Recogida de datos